1. Kết quả thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ 

Về công tác tuyên truyền, phổ biến: Sở Công Thương đã tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và các văn bản quy phạm pháp luật khác về lĩnh vực lưu trữ cho toàn thể công chức, viên chức trong cơ quan lồng ghép trong các cuộc họp. Việc tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ được các đơn vị thuộc Sở tổ chức triển khai kịp thời đã có tác dụng thiết thực, tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ, nhất là giá trị của tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu tại cơ quan, đơn vị. Từ tháng 9/2017 đến nay, Sở Công Thương đã ban hành 13 văn bản về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. 

Về công tác nhân sự, Văn phòng Sở và đơn vị thuộc Sở bố trí 01 công chức, viên chức có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí việc làm và được hưởng chế độ phụ cấp theo quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị. 

Về công  lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử: Hàng năm, Văn phòng Sở và đơn vị trực thuộc đều xây dựng Danh mục hồ sơ lưu trữ phổ biến đến công chức, viên chức để tổ chức thực hiện. Công chức, viên chức tự sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo từng lĩnh vực chuyên môn và được lưu trữ, bảo quản tại phòng làm việc. Cuối năm, số tài liệu không được sử dụng, thông báo bộ phận văn thư và chuyển xuống kho lưu trữ để bảo quản.

Hiện nay, Sở đang sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh để tiếp nhận, xử lý và lưu trữ tài liệu. Hệ thống có kết nối liên thống từ Trung ương đến địa phương. Hệ thống mới nâng cấp, đưa vào sử dụng dù có thêm một số tính năng mới thuận tiện hơn, nhưng hoạt động chưa ổn định. Sở Công Thương đã có nhiều kiến nghị gửi cơ quan chức năng để xem xét, điều chỉnh. Nhìn chung, các chức năng của Hệ thống đáp ứng so với quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.

2. Ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

a) Ưu điểm

- Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử được tổ chức kịp thời, thường xuyên đã tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của Lãnh đạo và công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong chỉ đạo điều hành, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan, từ đó nâng cao tinh thần, trách nhiệm, ý thức tuân thủ pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và việc lập hồ hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử  nói riêng.

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cho công chức, viên chức văn thư kiêm lưu trữ được quan tâm, đáp ứng yêu cầu công tác.

- Lãnh đạo cơ quan, đơn vị quan tâm, chỉ đạo việc xây dựng, ban hành các loại văn bản trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

b) Hạn chế

 - Cơ quan không có công chức chuyên trách có trình độ, chuyên môn để quản lý công tác lưu trữ. Về lưu trữ hồ sơ công tác chuyên môn nghiệp vụ do các phòng chuyên môn đảm nhiệm.

- Kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu còn hạn chế. Triển khai đề án chung của tỉnh nhưng sử dụng kinh phí chi thường xuyên, ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của cơ quan.

- Chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu, hồ sơ hoàn chỉnh theo quy định.

- Một số công chức, viên chức chưa quan tâm đúng mức cho công tác lập hồ sơ công việc cá nhân, nên việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào cơ quan chưa đầy đủ theo quy định.

c) Nguyên nhân

- Về khách quan: công việc chuyên môn nhiều, nên phần lớn công chức, viên chức tập trung giải quyết việc chuyên môn là chính. Bên cạnh đó, công chức kiêm nhiệm công tác lưu trữ, chưa có nghiệp vụ chuyên sâu về lưu trữ, nên tham mưu triển khai còn nhiều lúng túng.

- Về chủ quan: Nguồn kinh phí còn hạn chế nên việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng. Vẫn còn một số công chức, viên chức chưa tập trung nhiều cho công tác lưu trữ của cá nhân.

 3. Nhiệm vụ và giải pháp trong thời gian tới

- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và các văn bản quy phạm pháp luật khác về lĩnh vực lưu trữ cho toàn thể công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.

- Tiếp tục phát huy những ưu điểm và khắc phục những tồn tại, hạn chế liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu theo quy định.

- Tiếp tục chỉnh lý tài liệu, sắp xếp tài liệu vào kho lưu trữ; trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài liệu theo quy định.

- Thực hiện công tác kiểm tra nội vụ về văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; hướng dẫn công chức, viên chức thực hiện việc sắp xếp hồ sơ công việc theo quy định.